Datenschutzhinweise für das Hinweisgebersystem

Im Folgenden möchten wir Sie über die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung von personenbezogenen Daten im Rahmen des Hinweisgebersystems aufklären. Bitte lesen Sie sich diese datenschutzrechtlichen Hinweise aufmerksam durch, bevor Sie eine Meldung abgeben.

Zweck des Hinweisgebersystems

Das Hinweisgebersystem dient dazu, Hinweise von (mutmaßlichen) Gesetzes- oder schweren internen Regelverletzungen gegen den Verein Eltern für Kinder Österreich auf einem sicheren und vertraulichen Weg entgegenzunehmen und zu bearbeiten.

Die Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Rahmen des Hinweisgebersystems stützt sich auf das berechtigte Interesse des VereinsEltern für Kinder Österreich an der Aufdeckung und Prävention von Missständen und der damit verbundenen Abwendung von Schäden und Haftungsrisiken für den Verein Eltern für Kinder Österreich (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Betrifft ein eingegangener Hinweis eine Beschäftigte oder einen Beschäftigten des Verein Eltern für Kinder Österreich, dient die Verarbeitung zudem der Verhinderung von Straftaten oder sonstigen Rechtsverstöße, die im Zusammenhang mit dem Beschäftigtenverhältnis stehen.

Verantwortliche Stelle und Datensicherheit

Die für den Datenschutz verantwortliche Stelle des Hinweisgebersystems ist der Verein Eltern für Kinder Österreich, Ottakringer Straße 217-221/2/R2, A-1160 Wien. Das Hinweisgebersystem wird durch ein darauf spezialisiertes Unternehmen, der EYECOON GmbH, Herrengasse 1-3, 1010 Wien in Österreich, im Auftrag des Vereins Eltern für Kinder Österreich betrieben.

Personenbezogene Daten und Informationen, die in das Hinweisgebersystem eingegeben werden, werden in einer von der EYECOON GmbH betriebenen Datenbank in einem Rechenzentrum in der Europäischen Union gespeichert. Die Einsichtnahme in die Daten ist nur dem Verein Eltern für Kinder Österreich möglich. Die EYECOON GmbH und andere Dritte haben keinen Zugang zu den Daten. Dies wird durch umfassende technische und organisatorische Maßnahmen gewährleistet.

Alle Daten sind verschlüsselt und mehrstufig passwortgeschützt gespeichert, so dass der Zugang auf einen sehr engen Kreis ausdrücklich autorisierter Personen des Vereins Eltern für Kinder Österreich beschränkt ist.

der Verein Eltern für Kinder Österreich hat einen Datenschutzbeauftragten bestellt. Betroffene können den Datenschutzbeauftragten des Vereins Eltern für Kinder Österreich direkt kontaktieren:

Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten:

Eltern für Kinder Österreich z.Hd. Datenschutzbeauftragter Ottakringer Straße 217-221/2/R2 A-1160 Wien Tel.: +43 1 368 71 91 Fax.: +43 1 368 71 91 - 15

E-Mail: dsb@efk.at

Vertrauliche Behandlung von Hinweisen

Eingehende Hinweise werden von einem engen Kreis ausdrücklich autorisierter und speziell geschulter Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der Hinweisgeberstelle des Vereins Eltern für Kinder Österreich entgegengenommen und stets vertraulich behandelt. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der Hinweisgeberstelle prüfen den Sachverhalt und führen gegebenenfalls eine weitergehende fallbezogene Sachverhaltsaufklärung durch.

In bestimmten Fällen besteht für den Verein Eltern für Kinder Österreich die datenschutzrechtliche Verpflichtung, die beschuldigte Person von den gegen sie erhobenen Vorwürfen zu informieren. Dies ist in solchen Fällen gesetzlich geboten, wenn objektiv feststeht, dass die Informationserteilung an den Beschuldigten die konkrete Hinweisaufklärung überhaupt nicht mehr beinträchtigen kann. Dabei wird Ihre Identität als Hinweisgeberin/Hinweisgeber - soweit rechtlich möglich - nicht offengelegt und es wird auch zusätzlich sichergestellt, dass dabei auch keine Rückschlüsse auf die Identität von Ihnen als Hinweisgeberin/Hinweisgeber möglich werden.

Beim wissentlichen Einstellen falscher Hinweise mit dem Ziel eine Person zu diskreditieren (Denunziation) kann die Vertraulichkeit nicht gewährleistet werden.

Im Rahmen der Bearbeitung einer Meldung oder im Rahmen einer Untersuchung kann es notwendig sein, Hinweise weiteren Mitarbeiterinnen/Mitarbeitern des Vereins Eltern für Kinder Österreich oder einer mit dem Verein Eltern für Kinder Österreich verbundenen Organisation weiterzugeben, z. B. wenn sich die Hinweise auf Vorgänge in der mit dem Eltern für Kinder Österreich verbundenen Organisation beziehen.

Bei Erforderlichkeit für die Aufklärung kann eine Übermittlung an eine mit dem Verein Eltern für Kinder Österreich verbundenen Organisation in einem Land außerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraums, auf Basis geeigneter oder angemessener datenschutzrechtlicher Garantien zum Schutz von Betroffenen, erfolgen.

Bei den gennannten Garantien handelt es sich - soweit nicht ein konkreter Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission für das entsprechende Land außerhalb der EU bzw. des EWR vorliegt - um die Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission. Betroffene haben das Recht vom Verein Eltern für Kinder Österreich eine Kopie der geeigneten oder angemessenen Garantien für die Übermittlung personenbezogener Daten in Drittstaaten zu erhalten.

Wir achten stets darauf, dass die einschlägigen datenschutzrechtlichen Bestimmungen bei der Weitergabe von Hinweisen eingehalten werden.

Bei entsprechender gesetzlicher Verpflichtung oder datenschutzrechtlicher Erforderlichkeit für die Hinweisaufklärung kommen als weitere denkmögliche Empfängerkategorien Strafverfolgungsbehörden, Kartellbehörden, sonstige Verwaltungsbehörden, Gerichte sowie vom Verein Eltern für Kinder Österreich beauftragte internationale Rechtsanwalts- und Wirtschaftsprüfungsgesellschaften in Frage.

Jede Person, die Zugang zu den Daten erhält, ist zur Vertraulichkeit verpflichtet.

Aufbewahrungsdauer von personenbezogenen Daten

Personenbezogene Daten werden so lange aufbewahrt, wie es die Aufklärung und abschließende Beurteilung erfordert oder ein berechtigtes Interesse des Unternehmens besteht oder dies aufgrund eines Gesetzes erforderlich ist. Danach werden diese Daten entsprechend den gesetzlichen Vorgaben gelöscht. Die Dauer der Speicherung richtet sich insbesondere nach der Schwere des Verdachts und der gemeldeten eventuellen Pflichtverletzung.

Betroffenenrechte

Nach dem europäischen Datenschutzrecht haben Sie und die im Hinweis genannten Personen das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung sowie ein Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten. Wird das Widerspruchsrecht in Anspruch genommen, prüfen wir umgehend, inwieweit die gespeicherten Daten noch erforderlich sind; insbesondere für die Bearbeitung eines Hinweises. Nicht mehr benötigte Daten werden unverzüglich gelöscht.

Weitere Informationen und die Möglichkeit Ihre Rechte geltend zu machen finden Sie unter:
Homepage: https:// www.efk.at/datenschutz
E-Mail-Adresse: dsb@efk.at

Ihnen steht außerdem ein Beschwerderecht bei einer zuständigen Aufsichtsbehörde zu:
Österreichische Datenschutzbehörde
Barichgasse 40-42
1030 Wien
Telefon: +43 1 52 152-0
E-Mail: dsb@dsb.gv.at
https://www.dsb.gv.at/

Nutzung des Hinweisgeberportals

Art der erhobenen personenbezogenen Daten

Die Nutzung des Hinweisgebersystems erfolgt auf freiwilliger Basis. Wenn Sie über das Hinweisgebersystem eine Meldung abgeben, erheben wir folgende personenbezogene Daten und Informationen:

• Ihren Namen, sofern Sie Ihre Identität offenlegen,
• ob Sie beim Verein Eltern für Kinder Österreich beschäftigt sind und
• gegebenenfalls Namen von Personen sowie sonstige personenbezogene Daten der Personen, die Sie in Ihrer Meldung nennen.

Die Kommunikation zwischen Ihrem Rechner und dem Hinweisgebersystem erfolgt über eine verschlüsselte Verbindung (SSL). Die IP-Adresse Ihres Rechners wird während der Nutzung des Hinweisgeberportals nicht gespeichert. Zur Aufrechterhaltung der Verbindung zwischen Ihrem Rechner und dem Hinweisgebersystem wird ein Cookie auf Ihrem Rechner gespeichert, das lediglich die Session-ID beinhaltet (sog. Null-Cookie). Das Cookie ist nur bis zum Ende Ihrer Session gültig und wird beim Schließen des Browsers ungültig.
Sie haben die Möglichkeit, mit einem selbst gewählten Pseudonym/ Benutzernamen und Passwort einen geschützten Postkasten im Hinweisgebersystem einzurichten. Auf diese Weise können Sie dem zuständigen Mitarbeiter des Vereins Eltern für Kinder Österreich namentlich oder anonym und sicher Meldungen senden. Bei diesem System sind die Daten ausschließlich in dem Hinweisgebersystem gespeichert und dadurch besonders gesichert; es handelt sich nicht um eine gewöhnliche E-Mail-Kommunikation.

Hinweise zum Versand von Anhängen

Bei der Meldungsabgabe oder beim Versand einer Ergänzung haben Sie die Möglichkeit, der zuständigen Mitarbeiterin / dem zuständigen Mitarbeiter des Vereins Eltern für Kinder Österreich Anhänge zu senden. Wenn Sie anonym eine Meldung abgeben möchten, beachten Sie bitte den folgenden Sicherheitshinweis: Dateien können versteckte personenbezogene Daten enthalten, die Ihre Anonymität gefährden. Entfernen Sie diese Daten vor dem Versenden. Sollten Sie diese Daten nicht entfernen können oder unsicher sein, kopieren Sie den Text Ihres Anhangs zu Ihrem Meldungstext oder senden Sie das gedruckte Dokument anonym unter Angabe der Referenznummer, die Sie am Ende des Meldungsprozesses erhalten, an die in der Fußzeile aufgeführte Adresse.

Stand: 01.12.2023